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200名参加のオンラインキックオフ会!コスト削減をしながらも満足度90%超を達成したワケ

ネット型リユース事業を中心に、メディア事業、モバイル通信事業などを展開しているマーケットエンタープライズグループ(以下、ME)は、現在国内16拠点・海外1拠点を構え、従業員450名、グループ5社体制の企業です。

1月8日に、グループ全5社で行う第15期第3Qのオンラインキックオフを開催しましたので、その様子を紹介いたします。

オンラインで実施した3度目のキックオフ!

MEでは会社の方向性を共有し企業や組織として成長するため、メンバーとともに同じ時間を過ごす文化を大切にしています。キックオフもその文化を作る一つで、半期に一度開催。全国各地からメンバーを一箇所に集め、情報共有やコミュニケーションを取ってきました。

しかしながら、新型コロナウイルス感染症拡大の影響により、第15期よりオンラインでの開催に。オンラインで開催できることをメリットに捉え、今期においては半期に一度ではなく、四半期ごとに開催しています。

▼初めてのオンラインキックオフ

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(期初恒例のアワードを実施)

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(懇親会はアワード受賞者によるLIVE配信)

初めて実施したオンラインキックオフでは、期初キックオフ恒例のアワードで盛り上がりました。ノミネート者や受賞者の発表は、リアルでなくオンライン上でも涙を誘い、思い出に残る場面となりました。

更に、期初ということもあり今期のテーマ発表やオリジナルグッズも制作!Zoom背景を統一するなど、Zoom上でできる限りで楽しんでもらえる工夫をしました。

▼初めてオンラインで開催したキックオフの様子はこちら!

▼第2Qに実施したオンラインキックオフ

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(OBSを用いたオープニングの様子)

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(Slidoを併用した懇親会)

10月に実施した第2Qのキックオフでは、「アップデートした会議にしたい」という思いを込めて、会議の形をZoomオンリーから、今まで見たことがない形態の会議(=テレビを見ているような形のオンライン会議)に挑戦しました。

▼OBSを使用して、テレビ感のあるオンライン会議を開催した様子はこちら!

過去2回のキックオフでは、思い出に残るオンラインキックオフにできた一方で、熱量や空気感はオンラインでは伝わりにくい部分があった、長時間のオンライン会議だと接続が不安定になるタイミングが複数回あった、といった意見も上がりました。

今回のキックオフでは、それらを改善するべくDXを推進したオンライン会議にチャレンジしたところ、キックオフにかかるコストを削減しながらも、満足度が90%を超える結果に!その裏側を本記事では紹介したいと思います。

※DX(デジタルトランスフォーメーション)とは
企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービスをはじめとしてビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し競争上の優位性を確立すること
(引用:経済産業省「DX 推進指標」とそのガイダンス

前回キックオフを超えるために改善したことは4つ!

今回、キックオフの満足度が9割を超えた要因は、これまでの反省を改善したことがあげられます。キックオフ自体はやって終わりではなく、常にアップデートできるもの。

そのため、キックオフや全社会議後には必ずアンケートを取ることはもちろん、運営チームでもすぐに反省会をして改善点を蓄積していました。

それらの資料を基に、今回のキックオフでは下記4点に着目しました。

〈前回の反省点〉
①時間を超えて話す部署もあり会議時間が長いと感じる
②途中でネットが落ちてしまった
③メンバーと話せる機会が少ないと感じた
④オンラインキックオフの準備に時間をかけすぎた

<改善した内容>
①時間を超えて話す部署もあり会議時間が長いと感じる
各部署でタイムキーパーを設けてもらい、時間厳守を徹底。その結果、今回はどの部署も押すことなく、スケジュール通りに進みました。

②途中でネットが落ちてしまった
業務上、社内から参加するメンバーにおいては、社内のネットワークを使用せずゲスト用ネットワークや動作確認用のネットワークを使用してもらいました。また、会議中においては可能な限り1台のPCから出力してもらうことでネットワークの負荷を軽減させました。

③メンバーと話せる機会が少ないと感じた
懇親会のコンテンツを変更。前回は役員がファシリテーターとして話し、メンバーはSlidoというツールで参加するスタイルでした。今回は全員参加型にするために、メンバーとたくさん話すことができ、かつリアル懇親会に近づける「Remo」という新たなツールを導入することにしました。

④オンラインキックオフの準備に時間をかけすぎた
第2Qキックオフでは、テレビ感を出すオンライン会議を作りたく、OBSを初めて導入し、リハーサルや準備にかなりの労力をかけました。イベント専門部署があるわけではないため、工数も最小限にすることは大前提で、コスト削減も意識した上で満足度をあげることに挑戦しました。

注力した改善ポイント1:OBS背景の変更

これまでの反省を基に改善するべく運営準備を行ってきましたが、さらに感動を生むために注力して改善した点が2つあります。そのうちの一つがOBS背景の変更です。工数をかけないと決めていたことから、今回は10月に実施したグループ全社会議で使用したOBSの構成を変えずに進めることにしました。ただ、それだけだと前回と変わらないので、変化を作るために下記3点の工夫をしました。

①背景色を2パターン用意

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(上:前回の背景、下:今回の背景)

背景画像は紺と白の2パターンを用意することで、同じ構成でありながらも、オープニングとエンディングでの違いを作りました。

②ギャラリービューの画像に傾斜をつける

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(左:前回の設置方法、右:今回の設置方法)

より迫力を出すため、今回はギャラリービューの表示に傾斜をかけることにしました。そうすることでより立体感が増し、臨場感を出すことができました。

③面白い絵の発表場面も作る

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(左:前回のアジェンダ画面、右:今回のアジェンダ画面)

前回は、Zoom機能にある画面共有で資料を共有し、役員が当日の流れを話していましたが、資料自体を画面に投影し、その中に役員が出現するシーンを追加!天気予報のような映像に、Zoomでは出し得ない映像にメンバーからも反響がありました。

注力した改善ポイント2:リモート懇親会のグレードアップ

オンライン懇親会においても、会議同様毎度工夫を凝らして運営をしてきました。前回のキックオフ懇親会では、サプライズでオリジナルおつまみセットを送る取り組みを実施。大好評だったため、その懇親会を超えるべく「メンバーと話せる機会が少ないと感じた」というアンケート結果に着目しました。メンバーと自由に話すことが可能で、かつリアル懇親会に近づける「Remo」に今回は挑戦することに。

※「Remo」はテーブルを自由に移動しながら会話できるウェブ会議システムです。 イベントを立ち上げると、バーチャル会場が表れ、そこにいくつものテーブルが置かれており、 参加者はテーブルを自由に移動しながら、そのテーブル内にいるメンバーとだけビデオで会話ができるのが特徴です。

▼オリジナルおつまみセットを送った懇親会についてはこちら!

しかし、この新たなツールに挑戦するのを決めたのは、イベント開催日の10日前。Zoomで開催することも考えたのですが、少しでもメンバーに楽しんでもらいたいという思いと、「MEX」というテーマを掲げている今期だからこそ、17拠点、200名を巻き込んで新しいツールに短期間でチャレンジすることに踏み切りました。

※「MEX」=今期のテーマ。このテーマには、DX化を進めることで企業変革をするだけでなく、「X(トランスフォーメーション)」として、個人も組織も変化し続けたい、そんな思いが込められています。

10日間で新たなツールに挑戦するため、下記3点の工夫をしました!

①レクチャー班の新設!

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(代表者にレクチャーするRemo説明会の様子)

10日間の間に17拠点それぞれに運営チームだけで使い方をレクチャーするのは不可能。そのため、今回は各部署の代表者に事前に使い方を説明し、その代表者に各部署に落とし込んでもらう方式で進めました。

②コンテンツ部屋を作成!

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(コンテンツ部屋を複数用意 ※上:1階、下:2階)

全ての部屋を自由部屋にしてしまうと、会話が難しくなってしまうことも考慮し、複数のコンテンツ部屋を作りました。各部屋でテーマを決め、参加者が聞きに行きたい部屋に参加できるようにしました。

③お困り部屋を作成!

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(お困り部屋の設置)

途中から参加するメンバーや、どの部屋に行ってよいかわからないメンバーが参加できるお困り部屋も作りました。何か困ったことがあればその部屋に入ってもらうことで、不安を軽減できるようにしました。

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(実際のRemo画面)

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(各部屋の様子)

各部署の代表者が責任を持って各部署メンバーに落とし込んでくれたため、懇親会当日は大きなトラブルなく、皆が席を自由に移動しながら楽しむ懇親会を開催することができました。

オンラインキックオフ会後のアンケート

今回のキックオフでは、2つの軸でアンケートを取りました。全体の満足度と、前回よりもDXを感じたキックオフになったか、という軸です。「MEX」というテーマを掲げているため、その後半戦を盛り上げるべく「DX」を感じられるキックオフにしたいという狙いがあったからです。

結果、満足度アンケートでは前回を上回る結果になり、DXを感じたかというアンケートでも9割のメンバーがそう感じたという結果になりました。

参加者からの回答を一部紹介

▼良かった点
・キックオフを通じて、会社の動き・各事業部のKPIやアクションを知れた。さらに、コミュニケーションツールも進化し、DX化していることを実感できました。

・グループ会社があるベトナムともつながり、全グループ・全社員が集まり、会社の状況とこれからを把握できる良い機会になりました。また、受け取った情報を理解していくことが、主体性を高めていくことにつながると感じました。

・OBSを使用することで、背景にみんなの顔も映りMEメンバーの一体感を生んでいました!新たな取り組みで、MEならではの熱さと面白さを内定者の方にも伝えられたと思いました!

・Remoで自由にテーブルを切り替わることができて、色々な方とお話ができてよかったです!コンテンツごとに色々なテーマも用意していただけて、気楽に各部署のメンバーとお話しできて大変面白かったです!

良い意見が集まった一方で、改善点も見つかる機会になりました。改善点は次回の運営に反省点を生かし、今後もより質の高い場を提供できたらと思います。

まとめ

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(Zoomの仕様上一部のメンバーのみですが、「X」ポーズの様子をご紹介)

今回のキックオフは全体の満足度にフォーカスしたことで、満足度が向上しましたが、DX化により昨年のキックオフ運営費よりも大幅な削減が見られる結果にもなりました。

さらに、キックオフで新たなツールに挑戦することで、オンラインでの新しいコミュニケーションが各部署にも波及するなど、それぞれの成長につながっていることが伺えました。

人数が増え、事業が多角化するなかでも、情報を共有しながら会社の方向性をそれぞれが理解し、メンバー同士の横のつながりを育むキックオフ。常に変化を続ける企業文化があるからこそ、今後も新たなツールにチャレンジし、キックオフ文化はもちろん、コミュニケーションの在り方もDXしていきたいと思います!

MEは変化を続け、成長の真っ只中です!さまざまなポジションのメンバーを募集していますので、是非一緒に事業を築いていきたいという方は、エントリーをお待ちしております。

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